Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Tekijänoikeudellinen yhdistys r.y. käsittelee jäsentensä ja toimintaansa liittyvien ja osallistuvien henkilöiden henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

Rekisterinpitäjä

Suomen Tekijänoikeudellinen Yhdistys r.y. Y-tunnus 0948723-0

Pitkänsillanranta 3B, 00530 Helsinki

info@copyrightsociety.fi

www.copyrightsociety.fi

 

Rekisteriasioista vastaava henkilö

informaatikko Anne Holappa,

info@copyrightsociety.fi

 

Rekisterit, niiden käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet

Suomen Tekijänoikeudellisen Yhdistyksen jäsenrekisteri

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenten yhteystietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, joka mahdollistaa jäsenyysasioiden hoitamisen, yhdistyksen toiminnasta tiedottamisen, jäsenlaskutuksen, markkinoinnin ja viestinnän kohdentamisen. Tietojen käsittely perustuu jäsensuhteen hoitoon ja lakisääteiseen velvoitteeseen pitää jäsenrekisteriä.

Tekijänoikeuden erikoiskirjaston asiakasrekisteri

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjaston asiakkaiden yhteystietojen ajantasainen hallinta asiakassuhteen aikana, joka mahdollistaa kirjaston asiakassuhteen hoitamisen, toiminnasta tiedottamisen, kirjaston toiminnan kehittämisen, markkinoinnin ja viestinnän kohdentamisen.

 

Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisteri: Jäsenen henkilötiedot

Nimi, yhteystiedot kotiin ja/tai työpaikalle, gsm-numero, sähköpostiosoite

Jäsenyyttä koskevat tiedot

Jäsenryhmä (joihin jäsen haluaa kuulua), yhteystiedot, jäsenmaksun maksamista koskevat tiedot

Kirjaston asiakasrekisteri

Yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

 

Tietolähteet

Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyteen liittyen ja tiedot saamme pääsääntöisesti jäseneltä/rekisteröityjältä tai asiakkaalta itseltään.

 

Tietojen vastaanottajat

Liittymislomake

Jäseneksiliittymislomake on www.copyrightsociety.fi -sivulla, jonka teknisen ITjärjestelmän ylläpidosta vastaa Yhdistysavain (Avoine Oy), jolta on ostettu käytössä oleva jäsenrekisteripalvelu. Liittymislomakkeen tiedot vastaanottaa yhdistyksen sihteeri sähköpostiosoitteessa info@copyrightsociety.fi

Jäsenmaksutiedot

Jäsenmaksutiedot siirretään jäsenrekisteriin manuaalisesti niiden saavuttua pankkitilille. Jäsenmaksutietoja käsittelee yhdistyksen talous- ja jäsenasioista vastaava henkilö Timo Laatikainen.

Kirjaston asiakasrekisteri

Kirjaston asiakasrekisterin tiedot vastaanottaa ja käsittelee ensimmäisessä asiakaspalvelutilanteessa informaatikko. 

 

Jäsenviestintä

Sähköisen jäsenviestinnän toteutukseen käytetään jäsenrekisteriohjelmaa

 

Tietojen luovuttaminen

Jäsentietoja tai kirjaston asiakastietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

Rekisterin suojaus

Yhdistyksen jäsenrekisteri ja kirjaston asiakasrekisteri ovat IT-järjestelmäpohjaisia. Tiedot on suojattu normaalein tietoteknisin järjestelyin. Kummankin järjestelmän tietoihin pääsevät käsiksi vain yhdistyksen työntekijät, joilla on admin-tason käyttäjätunnukset.  Järjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan.

 

Tietojen säilytysaika

Jäsentietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään niin kauan, kuin kirjanpitoaineistot vaativat jäsenmaksutietojen osalta niitä säilytettävän.

Kirjaston asiakkaan tiedot poistetaan aina vuotuisen inventoinnin yhteydessä, mikäli asiakas ei ole ollut akiivinen asiakkaana viimeisen viiden vuoden aikana. Asiakkaan tietoja ei poisteta niin kauan, kuin hänellä on palauttamattomia lainoja. Asiakkaan tiedot poistetaan myös, jos asiakasta ei tavoiteta; asiakkaan yhteystiedot ovat muuttuneet, uusia ei ole ilmoitettu eikä asiakkaalla ole palauttamattomia lainoja. Asiakkaan tiedot voidaan poistaa myös pyynnöstä, mikäli asiakkaalla ei ole palauttamattomia lainoja eikä hoitamattomia asioita, kuten korvauksia kadonneesta aineistosta. Asiakkuus voidaan aina aktivoida uudestaan. 

Kirjaston asiakkaan lainahistoriaa säilytetään 28 vuorokauden ajan aineiston palauttamisesta.

Numerollisesti tietoja käytetään tilastointiin esimerkiksi toimintakertomusta ja kehittämistyötä varten.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä ja asiakasrekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.

Tietojen korjaaminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikä tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut.

 

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti tai muutoin kirjallisesti yllämainituilla yhteystiedoilla. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

 

Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan päivittää toiminnan ja lainsäädännön muutosten mukaan.

 

 

Päivitetty  4.1.2021