Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Tekijänoikeudellinen yhdistys r.y. käsittelee jäsentensä ja toimintaansa liittyvien ja osallistuvien henkilöiden henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Voimassa oleva tietosuojaa koskeva sääntely
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (2018/1050)
Rekisterinpitäjä
Suomen Tekijänoikeudellinen Yhdistys r.y., Y-tunnus 0948723-0, Käenkuja 3a A 00500 Helsinki, info@copyrightsociety.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Informaatikko, info@copyrightsociety.fi
Rekisterit, niiden käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on Suomen tekijänoikeudellisen yhdistyksen jäsenten yhteystietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, joka mahdollistaa jäsenyysasioiden hoitamisen, yhdistyksen toiminnasta tiedottamisen, jäsenlaskutuksen, markkinoinnin ja viestinnän kohdentamisen. Tietojen käsittely perustuu jäsensuhteen hoitoon ja lakisääteiseen velvoitteeseen pitää jäsenrekisteriä.
Rekisterien tietosisältö
Jäsenrekisteri: Jäsenen henkilötiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), jäsenyyttä koskevat tiedot (jäsenryhmä, jäsenmaksutiedot). Yhteydenottolomakkeet: nimi, sähköposti.
Tietolähteet
Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyteen liittyen ja tiedot saamme pääsääntöisesti jäseneltä/rekisteröityjältä tai asiakkaalta itseltään.
Tietojen vastaanottajat
Jäseneksiliittymislomake on www.copyrightsociety.fi -sivulla, jonka teknisen IT-järjestelmän ylläpidosta vastaa Yhdistysavain (Avoine Oy), jolta on ostettu käytössä oleva jäsenrekisteripalvelu. Liittymislomakkeen tiedot vastaanottaa yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpitävät henkilöt. Yhteydenottolomakkeilla lähetetyt viestit tallentuvat www.copyrightsociety.fi -sivulle ja ne käsitellään ainoastaan yhteydenottojen hoitamista varten.
Jäsenmaksutiedot
Jäsenmaksutiedot siirretään jäsenrekisteriin manuaalisesti niiden saavuttua pankkitilille. Jäsenmaksutietoja käsittelee yhdistyksen talous- ja jäsenasioista vastaava henkilö.
Jäsenviestintä
Sähköisen jäsenviestinnän toteutukseen käytetään jäsenrekisteriohjelmaa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsentietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojaus
Yhdistyksen jäsenrekisteri ja kirjaston asiakasrekisteri ovat IT-järjestelmäpohjaisia. Tiedot on suojattu normaalein tietoteknisin järjestelyin. Kummankin järjestelmän tietoihin pääsevät käsiksi vain yhdistyksen työntekijät, joilla on admin-tason käyttäjätunnukset. Järjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Tietojen säilytysaika
Jäsentietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään niin kauan, kuin kirjanpitoaineistot vaativat jäsenmaksutietojen osalta niitä säilytettävän.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä ja asiakasrekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.
Tietojen korjaaminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikä tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti tai muutoin kirjallisesti yllämainituilla yhteystiedoilla. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan päivittää toiminnan ja lainsäädännön muutosten mukaan.
8.4.2026